Masifnya perkembangan teknologi saat ini membuat kita harus beradaptasi dan mampu mengimplementasikan teknologi pada kegiatan penting di keseharian kita, salah satunya dalam kegiatan bisnis. Tujuan dari business software adalah untuk membuat segala aktivitas organisasi lebih efisien serta mendukung pekerjaan setiap divisi di perusahaan.
Perusahaan akan mendapatkan lebih banyak keuntungan apabila menggunakan software, daripada harus menggunakan cara manual dalam operasional bisnis. Apakah Anda sedang mencari business software yang tepat untuk bisnis Anda? Berikut ini kami berikan beberapa rekomendasi jenis software bisnis untuk Anda, yuk dibaca sampai habis!
Apa Itu Business Software?
Sebelum mengetahui apa itu business software yang sering dipakai oleh banyak perusahaan, Anda perlu memahami terlebih dahulu makna dari perusahaan (enterprise). Enterprise sendiri biasanya merujuk pada organisasi atau usaha bisnis dalam skala besar, di dalamnya memiliki banyak aktivitas dan peran yang berbeda. Peran tersebut dapat meliputi departemen penjualan, teknologi, keuangan, public relation (PR), pemasaran, legal, dan lain-lain tergantung tiap perusahaan.
Business software merupakan software yang digunakan untuk membantu bisnis mencapai tujuan tertentu dengan prinsip yang didukung oleh sebuah software.
Manfaat Business Software
Penggunaan teknologi dalam sebuah bisnis tentu saja akan memberikan manfaat dan dampak positif bagi pekerja dan pihak manajemen, entah itu dari segi kemudahan kerja maupun manajemen data. Berikut ini beberapa manfaat yang bisa Anda rasakan apabila bisnis Anda menggunakan business software:
1. Solusi Penyimpanan Data
Penggunaan software tentu saja menjadi solusi dalam penyimpanan data perusahaan atau bisnis. Kalau perusahaan Anda sudah beroperasi sejak lama, pasti memiliki banyak dokumen tersimpan dan perlu dilakukan pengarsipan yang tepat. Sangat tidak disarankan kalau Anda masih menyimpan data dan dokumen dalam bentuk fisik atau kertas, Anda akan membutuhkan banyak ruang untuk menyimpannya dan akan sulit menemukan dokumen dalam waktu cepat.
Keuntungan menyimpan data dalam bentuk digital adalah Anda bisa lebih mudah mengakses data tersebut. Anda bisa membuka dari mana saja dan kapan saja selama memilik akses ke database tersebut dan akan lebih mudah juga mendari data yang Anda butuhkan hanya dalam satu tempat.
2. Menyederhanakan Pekerjaan
Salah satu tujuan sebuah bisnis menggunakan software tentu saja ingin meninggalkan cara-cara manual menjadi cara yang lebih praktis dan ringkas. Sebagai contoh yaitu software akuntansi, akuntan atau divisi keuangan tidak perlu lagi mencatat penjualan secara manual karena semua transaksi bisa tercatat dan tersimpan di sistem. Bahkan tidak hanya transaksi, tetapi juga bisa memiliki data mengenai persediaan barang dan laporan keuangan. Software memudahkan dan mempercepat proses transaksi, serta meminimalisir human-error.
3. Memudahkan Analisa Pasar dan Pelanggan
Semua data pelanggan yang tersimpan di dalam software, nantinya akan menjadi informasi untuk berkomunikasi kepada pelanggan seperti kabar promo, kabar maintenance server maupun ucapan selamat ulang tahun kepada pelanggan.
Data pelanggan juga menjadi bahan analisa dalam menempatkan target market seperti jenis kelamin, usia, hobi, asal daerah dan lain-lain.
4. Hemat Biaya Operasional
Dengan menggunakan software, berarti Anda juga sudah meninggalkan cara-cara manual. Beralih ke sistem digital dan terotomatisasi membuat Anda tidak perlu mengeluarkan banyak biaya operasional.
Banyak pengusaha yang masih takut menggunakan software dalam bisnisnya karena harganya yang tergolong mahal. Padahal kalau dilihat dari perspektif lain, menggunakan software adalah sebuah investasi bagi bisnis. Anda bisa fokus pada inovasi dan strategi untuk mengembangkan bisnis, tanpa perlu repot mengurus operasional secara manual yang malah membuang waktu Anda.
5. Cepat Mengambil Keputusan
Data yang tersimpan di software jauh lebih aman dan akurat dibandingkan disimpan manual dalam bentuk dokumen fisik. Semua data yang tersimpan di software sangat membantu pihak yang berkepentingan seperti manajemen dalam mengambil keputusan bisnis ke depannya. Kalau keputusan bisa diambil dengan cepat, maka bisnis Anda juga bisa berlari dan tumbuh lebih cepat daripada kompetitor Anda.
Jenis Business Software
Setiap bisnis memiliki flow yang berbeda, sehingga penggunaan software antara satu bisnis dengan bisnis lainnya tidak bisa disamaratakan. Berikut ini beberapa daftar business software yang sebaiknya Anda implementasikan, software nomor 4 wajib digunakan karena sangat powerful!
1. HR Management (Manajemen Sumber Daya Manusia)
Organisasi skala besar kemungkinan akan memiliki banyak karyawan. Departemen sumber daya manusia atau biasa disebut HRD (Human Resource Departement) memiliki peran untuk mengurus perekrutan, promosi jabatan, pemecatan, pensiun, cuti dan lain-lain.
Software HR Management disebut juga HRIS (Human Resource Information System) memberikan kemudahan bagi HRD untuk melakukan input, pelacakan dan merekapitulasi semua data dan informasi karyawan di sebuah perusahaan.
Perusahaan harus menaati Undang-Undang Ketenagakerjaan (kalau di Indonesia). Apabila tidak mematuhi UU tersebut, perusahaan bisa menerima konsekuensi hukum dan denda. Maka dari itu, memiliki software khusus untuk membantu pekerjaan HRD sangat penting untuk sebuah perusahaan besar maupun kecil.
Fitur yang biasanya ada di dalam software HR management adalah absensi online, reimbursement, time off (cuti/sakit), over time (lembur) dan fitur lain yang berhubungan dengan karyawan.
2. Payroll Management
Seperti yang sudah disebutkan di poin sebelumnya, setiap bisnis yang berjalan pasti memiliki karyawan untuk dapat membantu kegiatannya. Setiap karyawan harus dibayar dengan gaji yang sudah disepakati di awal dan dibayarkan tepat waktu.
Kalau gaji tidak dibayarkan, perusahaan Anda bisa dikenakan hukuman atau denda sesuai dengan UU Ketenagakerjaan.
Beberapa software payroll management tidak memasukkan ke dalam HR management karena biasanya dalam mengurus gaji tidak hanya urusan HR saja, tetapi juga menjadi tanggung jawab akuntan atau bagian keuangan. Software akuntansi atau modul akuntansi mungkin tidak akan familiar jika digunakan oleh HRD.
3. Customer Relationship Management (CRM)
Sebuah perusahaan yang memiliki banyak pelanggan membutuhkan software customer management untuk mengelola pelanggan dan segala masalah yang mereka temui dengan produk atau jasa Anda.
Salah satu cara yang bisa digunakan adalah dengan menggunakan software dalam proses customer support dengan mengumpulkan metrik untuk meningkatkan support tersebut.
Dengan memantau indikator seperti waktu rata-rata yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah, jumlah masalah yang masuk per hari, solusi yang diberikan untuk setiap masalah, perusahaan bisa memiliki laporan yang jelas mengenai kinerja pada bagian customer support dan solusi yang sudah diberikan bisa digunakan di waktu yang akan datang.
Tidak hanya tim support saja yang memerlukan software CRM, tetapi juga tim penjualan dan pemasaran. CRM dapat membantu meningkatkan hubungan denga para pelanggan, melacak kinerja penjualan, membuat alur penjualan menjadi lebih sederhana, melacak pendapatan bisnis, email marketing, dan lain-lain. Salah satu software CRM terkenal dan terbaik adalah Hubspot.
4. Enterprise Resources Planning (ERP)
ERP merupakan sebuah proses, di mana memiliki lebih dari satu jenis fungsi bisnis di dalamnya. Tujuannya adalah untuk mencapai manajemen yang terintegrasi dari proses bisnis utama dalam suatu organisasi. Sering kita temui, perusahaan menggunakan teknologi untuk mengimplementasikan proses seperti itu, dan inilah kegunaan dari sistem ERP.
Dengan menggunakan software ERP, organisasi bisa mengintegraiskan semua proses bisnis terpenting mereka. Dengan begitu, organisasi bisa melacak semua sumber daya yang dimiliki dan status kegiatan bisnis mereka. ERP memfasilitasi berbagai data di seluruh departemen, bahkan untuk para stakeholder eksternal.
Tidak hanya untuk perusahaan besar, tetapi organisasi yang lebih kecil pun bisa mengimplementasikan sistem ERP dalam proses bisnis mereka.
Beberapa software ERP terbaik yang bisa menjadi pilihan Anda antara lain SAP, Netsuite, JURNAL dan Odoo. Setiap software ERP memiliki kelebihan dan kekuranganya masing-masing, Anda bisa melakukan riset dari segi fitur yang ditawarkan, harga dan support yang ditawarkan.
Business software adalah aplikasi atau tools untuk membantu perusahaan dalam mendukung, meningkatkan dan membuat proses bisnis mereka berjalan secara otomatis.
Penggunaan software dalam bisnis dapat memberikan banyak keuntungan diantaranya sebagai tempat penyimpanan data yang aman dan akurat, memudahkan kinerja karyawan, memudahkan dalam analisa dan mengambil keputusan ke depannya, serta menjadi investasi bagi bisnis Anda.
Jenis business software yang biasa digunakan untuk membuat bisnis lebih berkembang antara lain HRIS, payroll management, CRM dan ERP.
JURNAL sebagai salah satu software terbaik dengan sistem ERP memberikan banyak kemudahan untuk perusahaan Anda. Meningkatnya efisiensi dan produktivitas kerja akan membuat kamu fokus pada ide-ide kreatif beserta eksekusinya.
Dengan JURNAL, Anda tidak perlu lagi kewalahan mengurus bisnis, apalagi takut data bocor, karena Anda bisa mengontrol hak akses pada karyawan sesuai divisi dan tanggungjawabnya. Data yang terdapat di dalam software juga real time, Anda bisa mengaksesnya di mana saja dan kapan saja.
Sistem ERP memang memerlukan investasi yang tidak murah, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software akuntansi JURNAL adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses ini.
JURNAL menawakan modul-modul ERP yang sesuai dengan industri perusahaan baik yang sudah tersedia ataupun Anda bisa custom modul yang dibutuhkan. Segera konsultasikan kebutuhan Anda dengan konsultan Jurnal, gratis disini https://www.jurnal.id/id/aplikasi-bisnis/ !